DMS für den privaten Gebrauch - kostenlos & Open Source
Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung hält das papierlose Büro überall Einzug.
Doch was ist im Privaten ? Auch hier möchte man seine Dokumente doch digitalisiert verwahren um den Papierwust zu entgehen.
So habe ich mich umgeschaut nach einem sogenannten DMS, einem Dokumentenmanagementsystem, dass es ermöglicht Dokumente zu digitalisieren und zu durchsuchen. Jeder kennt das Chaos auf jeder Festplatte oder jedem USB Stick auf dem Dokumente gespeichert sind.
Die Suche brachte etliche Programme und Cloud-Lösungen zum Vorschein, doch 99% dieser Lösungen waren entweder kostenpflichtig oder aber viel zu Komplex für den privaten Gebrauch.
Einzig und allein eine Software habe ich gefunden, die für den privaten Gebrauch einfach und kostenlose Open Source ist.
PAPERWORK
Die Software ist sowohl für Linux als auch für Windows als freie Open-Source erhältlich.
Paperwork ist in der Lage Dokumente von einem Scanner zu PDF umzuwandeln und gleichzeitig eine OCR durchzuführen. PDF Dateien und auch Bilddateien lassen sich importieren.
Das Programm hat ein ganz einfaches Label System mit dem man die Dokumente beschriften kann. Alle erfassten Dokumente sind durchsuchbar nach Schlagworten oder eben nach Labels. Natürlich lassen sich diese Dokumente auch ausdrucken und exportieren.
Somit hat man alles an der Hand was man für die Aufbewahrung der digitalen Dokumente benötigt.
Es gibt kein aufwendiges Backup-System, am einfachsten ist es den Speicherpfad auf einen USB-Stick umzulegen und dort die Dokumente zu verwahren.
Für ein Backup empfehle ich dann die Ordnerstruktur des Sticks zu komprimieren, mit einem Passwort zu versehen und in einem Cloud Drive deiner Wahl abzulegen.
Installation und Bedienung sind sehr einfach wobei ich gleich noch einmal darauf eingehen möchte dass es bei Linux doch eine kleine Schwierigkeit mit dem Scanner geben kann.
Windows
Hier folgt die Installation den üblichen Routinen unter Windows. Datei herunterladen und installieren. Der Installer lädt die aktuelle Version direkt aus dem Netz herunter und installiert sie unter Windows.
Das Problem ließ sich ganz einfach beheben, indem ich den Ordner per Hand im Verzeichnis des aktuellen Benutzers erstellt habe.
Eine weitere Testinstallation unter Windows 10 ( diesmal in der VirtualBox und mit durchgeleitet im Canon LIDE 20 ) verlief vollkommen normal.
Linux (hier: Ubuntu/Debian)
Da ich selbst Linux Mint in der derzeit (Feb. 2022) aktuellen Version 20.3 Una benutze, habe ich natürlich dort die Installation durchgeführt.
Zunächst einmal schien es mir einfach die aktuelle Version von paperwork über die Anwendungsverwaltung zu installieren. Das Programm wird allerdings nur als Flatpak zur Verfügung gestellt. Dies macht einige Probleme mit der Erkennung der Scanner, selbst nach Ausführung der Anweisungen auf der Installationwebsite konnte ich meinen alten Canon LIDE 20 nicht überreden mit dem Programm zusammen zu arbeiten.
Das Ergebnis war schon enttäuschend allerdings gibt es ja noch eine zweite Möglichkeit das Programm zu installieren.
Hierbei wird nicht die aktuelle Version installiert sondern eine Vorgänger Version, die die Probleme nicht hat.
Es ist keine Flatpak Installation, sondern man holt sich die entsprechenden Dateien auf übliche Weise per apt install.
sudo apt install paperwork-gtk paperwork-gtk-l10n-de
Diese Befehlszeile installiert das Programm in einer älteren Version und holt gleich die deutschen Sprachdateien hinzu.
Nach der Installation waren Scanner und OCR direkt einsatzbereit.
Mein Fazit:
Paperwork ist ein DMS, das durchaus für den privaten Gebrauch das einfach zu bedienen ist und die Digitalisierung von Dokumenten einfach macht.
Downloads und weitere Infos zum Programm
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